Mengelola: 7 Praktik Terbaik untuk Membimbing Bos

Kredit: Lisensi Creative Creative Commons

Manajer tidak hanya mengelola down. Mereka juga mengelola, dan belajar bagaimana melakukannya dengan baik adalah keterampilan karier yang kritis.

Mengelola adalah apa yang manajer lakukan dengan staf yang merupakan laporan langsung. Mengelola adalah apa yang manajer lakukan terhadap bos mereka sendiri.

Manajer menengah dan senior yang efektif idealnya ingin memastikan bahwa bos mereka membuat keputusan yang baik berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan berkualitas tinggi. Mereka harus menginginkan hubungan yang kuat berdasarkan saling pengertian, pandangan yang sesuai dan perbedaan pendapat yang saling menghormati.

"Anda perlu tahu bagaimana mengantisipasi kebutuhan bos Anda - pelajaran yang bisa kita pelajari dari asisten eksekutif terbaik. Anda perlu memahami apa yang membuat atasan Anda tergerak (dan apa yang menguranginya) jika Anda ingin menerima ide Anda. Masalah pasti akan muncul, tetapi mengetahui cara yang tepat untuk membawa masalah kepada atasan Anda dapat membantu Anda menavigasi situasi yang sulit, ”kata Dana Rousmaniere di Harvard Business Review.

Karyawan sering berasumsi bahwa perilaku dan kinerja mereka di tempat kerja mengharuskan penyelia untuk memberikan semua panduan. Dalam pandangan sempit ini, kepemimpinan selalu datang dari bos.

Tapi itu belum tentu demikian. Terkadang karyawan dapat membimbing supervisor. Upaya untuk membimbing bos adalah cara instruktif untuk mempelajari cara mengelola dan juga investasi dalam keamanan kerja dan kesuksesan di masa depan.

7 Praktik Terbaik untuk Mengelola

Beberapa praktik terbaik bermanfaat dalam mempelajari cara mengelola secara efektif. Mereka termasuk:

  1. Menemukan keseimbangan yang tepat antara berkomunikasi terlalu sering dan tidak cukup.
  2. Berkomunikasi dengan cara sesingkat mungkin.
  3. Berbagi kabar baik utama tetapi tidak kecil.
  4. Membagikan berita buruk dengan jujur ​​tapi hati-hati.
  5. Selektif kapan harus bertarung.
  6. Menghindari keluhan dan kritik tentang karyawan lain.
  7. Berkencan dan mendokumentasikan semua informasi penting.

1 - Temukan Keseimbangan yang Tepat Antara Terlalu Sering dan Tidak Cukup

Ekspresi mikro adalah ekspresi wajah yang hanya berlangsung sepersekian detik. Saya memiliki bos yang ekspresi mikronya memberi tahu saya bahwa saya terlalu sering berkunjung. Saya memotong jalan kembali dan kemudian dimarahi karena tidak cukup berkomunikasi. Saya akhirnya menemukan keseimbangan yang tepat.

Bos lain selalu memiliki ekspresi mikro negatif setiap kali saya masuk ke kantornya. Tapi aku tahu dia selalu ingin ditinggal sendirian karena dia punya banyak masalah besar. Itu mengajari saya untuk berbagi informasi penting dengannya melalui email dan memo daripada dengan kunjungan kantor.

Kredit: Lisensi Creative Creative Commons

2 - Berkomunikasi dengan Cara Yang Paling Ringkas

Semakin tinggi manajer, semakin banyak karyawan di level mana pun perlu untuk mengkomunikasikan informasi yang ringkas dan bermanfaat. Manajer tingkat senior dan eksekutif harus membuang sejumlah besar fakta untuk fokus pada apa yang paling berguna dan penting. Mereka tidak ingin kewalahan seperti yang mereka rasakan sebelumnya.

Bawahan perlu mempelajari cara mengedit pidato, email, panggilan telepon, dan memo mereka dengan cermat. Mereka juga perlu menyesuaikan jumlah dan frekuensi berdasarkan kepribadian bos. Beberapa bos menginginkan lebih banyak informasi dan lainnya menginginkan lebih sedikit. Tetapi bos yang menginginkan lebih banyak juga menginginkannya singkat.

3 - Bagikan Berita Besar Tapi Bukan Minor

Karyawan yang merasa tidak aman sering kali berbagi semua jenis kabar baik. Manajer tingkat atas yang memiliki tantangan besar dengan manajemen waktu tidak akan mau mendengar semuanya. Kabar baik minor layak untuk dibagikan pada akhir diskusi, panggilan telepon atau email tentang topik lain yang lebih penting. Jangan pernah ragu untuk membagikan kabar baik yang penting segera setelah itu terjadi.

4 - Bagikan Berita Buruk Jujur Tapi Hati-hati

Tidak seorang pun ingin berbagi berita buruk dengan tingkat manajemen mana pun karena kemungkinan konsekuensi bagi karyawan yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Tetapi tidak berbagi tentu saja adalah ide yang buruk.

Jadi manajer harus memikirkan apa yang harus dikatakan kepada bos, bagaimana mengatakannya dan apa yang akan dilakukan untuk memperbaiki situasi atau meminimalkan dampaknya. Menyembunyikan atau membelokkan fakta-fakta penting akan menyebabkan hilangnya kepercayaan.

5 - Selektif dalam Memilih Pertempuran

Bawahan yang tergoda untuk bertempur melawan bos karena masalah harus mencoba rasio 80/20. Ini berarti 80 persen dari waktu ketika bos salah dan perselisihan kecil, bawahan harus mencoba untuk mendorong tetapi tidak mendorong bos ke arah lain.

Karyawan harus secara tegas dan penuh hormat menentang bos 20 persen lainnya, terutama ketika ketidaksepakatan itu utama. Semoga saja saat-saat itu jarang terjadi.

Sesuatu yang memiliki konsekuensi hukum atau etika yang mengerikan adalah pengecualian. Dalam kasus-kasus itu, karyawan harus menggunakan setiap bit logika, bukti, dan integritas untuk mendorong mundur sekuat dan diplomatis mungkin.

“Tentu saja, akan ada saat-saat ketika Anda tidak setuju dengan bos Anda, dan itu tidak masalah - selama Anda telah belajar untuk tidak setuju dengan cara yang hormat dan produktif,” kata Rousmaniere.

6 - Hindari Keluhan dan Kritik dari Karyawan Lain

Pemimpin dan manajer dibayar untuk menyelesaikan masalah, bahkan ketika "pemimpin" itu adalah manajer menengah atau bahkan karyawan staf. Jika manajer lain adalah bagian dari konflik, bos perlu mendengarnya hanya jika bawahan telah melalui setiap skenario yang mungkin untuk memperbaikinya.

Karena itu adalah bentuk berita buruk (lihat # 5 di atas), karyawan atau manajer harus memikirkan bagaimana cara membagikannya dengan bos. Dalam diskusi, tetap objektif tentang masalah tersebut. Berfokuslah pada perilaku, masalah atau situasi, dan bukan pada orangnya.

Lihat Lebih Banyak tentang Pemimpin dan Manajer: Nasihat karier untuk orang yang bertanggung jawab.

7 - Tanggal dan Dokumen Semua Informasi Penting

Selalu kirim informasi paling penting pada memo bertanggal dan cetaklah untuk folder kertas atau simpan untuk folder elektronik. Jika masalah ini cukup penting, bawa salinannya ke kunjungan kantor dan serahkan pada bos.

Manajer tingkat atas dengan informasi yang berlebihan mungkin melupakan dokumen atau bahkan diskusi tentang topik tersebut. Memo yang bertanggal dan disimpan adalah bentuk asuransi bagi karyawan yang mengirimnya.

Risiko Mengelola dengan Buruk

Manajer dapat membuat keputusan yang buruk karena kesalahan dalam arus informasi. Kekurangan meliputi:

Kredit: Unsplash
  • Seorang karyawan yang memutarbalikkan informasi untuk menarik perhatian.
  • Seorang karyawan yang meninggalkan fakta-fakta kunci.
  • Seorang karyawan muda atau tidak berpengalaman yang berbagi desas-desus palsu atau tidak berdasar.
  • Seorang karyawan yang hanya PO tentang sesuatu.
  • Karyawan yang salah paham informasi dan berbagi kesalahpahaman.

Hasil akhirnya adalah distorsi dalam informasi yang mengalir dari karyawan atau manajer ke atasan tingkat yang lebih tinggi. Distorsi ini memengaruhi keputusan oleh manajer, beberapa di antaranya dapat berdampak buruk pada perusahaan dan karyawan.

Karyawan yang rasional, berpikiran terbuka, dan obyektif dalam bentuk apa pun, apakah mereka staf atau manajer, dapat belajar cara mengendalikan aliran informasi ke manajemen senior dan eksekutif. Ini adalah bentuk kekuatan bagi siapa saja yang ingin berhasil mengelola.

Setelah karyawan memahami kekuatan itu, mereka dapat menggunakannya untuk tujuan baik atau buruk tergantung pada karakter atau tingkat keamanan pekerjaan mereka.

Dalam 40 tahun karir manajemen dan konsultasi saya, saya telah melihat contoh karyawan yang melayani diri sendiri yang menyimpangkan informasi untuk kebaikan mereka sendiri. Mereka lolos dengan itu untuk sementara waktu tetapi tidak selamanya. Mereka akan melakukan jauh lebih baik jika mereka telah belajar cara mengelola secara efektif.

“Mungkin keterampilan yang paling penting untuk dikuasai adalah mencari tahu bagaimana menjadi sumber bantuan yang tulus - karena mengelola bukan berarti mengisap,” kata Rousmaniere.